এক্সেলের কিছু অজানা গোপন সূত্র এবং কিছু এক্সেল শর্টকাট- AmonkeyTech

সময়ের পরিবর্তনে এসে নিজেকে আরো বেশি এক্সপার্ট করে তোলা এখন  হয়েছে। নিজের আলাদা ধরণের মুন্সিয়ানা না থাকলে বস হিসেবে খাপ খাওয়াতে অনেক কষ্টের। তাই আজকে নিজেকে আরো কিভাবে সবার থেকে আলাদা করে কিভাবে নিকেজে একটু তৈরী করা যায় সেই বিষয় নিয়েই কথা বলবো। এক্সেল এমন একটা অ্যাপ্লিকেশন যা এখন পর্যন্ত সেরা স্প্রেডশীট । এখানে  হাজার হাজার সূত্র আছে যা প্রয়োজন অনুযায়ী একাধিক জায়গায় ব্যবহার করা যায়।  আর কাজগুলো হয় পানির মতো সহজ। যদিও আমরা সাধারণত প্রয়োজনীয় বিষয়গুলি সমাধান করার জন্য সূত্রগুলি ব্যবহার করি। 

এক্সেল এমন অনেক সূত্র আছে যা অপরিচিত কিন্তু অবাক করা। এখানে আমরা  এমনি এক্সেল, এক্সেল ট্রিকস, এবং এক্সেল শর্টকাট শিখবো যা শিখলে আপনাকে একজন এক্সেলের পেশাদার হিসেবে গড়ে তুলতে সাহায্য করবে। 

প্রথমে এক্সেলের পাঁচটি গোপন সূত্র জেনে নেই ---

১. এক্সেলে proper, lower, upper সূত্র: 

ডাটা ক্লিনিং মানে ডাটার সুন্দর্য -অর্থাৎ কোনো ডাটা নিয়ে কাজ করার প্রথম ধাপ। পরিষ্কার কাজ করতে গেলে প্রায়শই বড় এবং ছোট অক্ষরের যথাযথ ব্যবহার প্রয়োজন হয়। এক্সেলের এই ৩টি  ফাংশন হল যেখানে আপনাকে সঠিক অক্ষর  ঠিক করতে প্রতিটি ঘরে যেতে হবে না। আপনার দরকার হল এগুলোর সঠিক প্রয়োগ।

         উপরে ছবিতে NAME কলামের নাম গুলোকে কিভাবে UPPER, LOWER, PROPER করবেন। 

• যেভাবে UPPER করবেন: 

যদি UPPER করতে চান- তাহলে UPPER কলামের RAJEEV KUMAR এই ROW তে যান -এরপর লিখুন =UPPER(TEXT), ব্রাকেটে এখানে TEXT মানে হচ্ছে আপনি যাকে UPPER করতে চান -মানে আপনি যে ROW এর TEXT কে UPPER LETTER করবেন সেটা সিলেক্ট করা। INTER PRESS করলেই কাংক্ষিত রেজাল্টি দেখতে পাবেন। 

• যেভাবে LOWER করবেন: 

যদি LOWER করতে চান- তাহলে LOWER কলামের RAJEEV KUMAR এই ROW তে যান -এরপর লিখুন =LOWER(TEXT), ব্রাকেটে এখানে TEXT মানে হচ্ছে আপনি যাকে LOWER করতে চান -মানে আপনি যে ROW এর TEXT কে LOWER LETTER করবেন সেটা সিলেক্ট করা। INTER PRESS করলেই কাংক্ষিত রেজাল্টি দেখতে পাবেন।  

• যেভাবে PROPER করবেন: 

যদি PROPER করতে চান- তাহলে PROPER কলামের RAJEEV KUMAR এই ROW তে যান -এরপর লিখুন =PROPER(TEXT), ব্রাকেটে এখানে TEXT মানে হচ্ছে আপনি যাকে PROPER করতে চান -মানে আপনি যে ROW এর TEXT কে PROPER LETTER করবেন সেটা সিলেক্ট করা। INTER PRESS করলেই কাংক্ষিত রেজাল্টি দেখতে পাবেন।  ( Proper Letter মানে হচ্ছে word এর প্রথম অক্ষর বড় হাতের হওয়া )

২. এক্সেলে Roman সূত্র: 

আপনি খুব কমই এমন পরিস্থিতিতে পরবেন যেখানে আপনাকে রোমান সংখ্যা ব্যবহার করতে হবে?কিন্তু যদি দরকার হয় -তাহলে এই ধরনের পরিস্থিতিতে, আপনার এক্সেলের রোমান সূত্র ব্যবহার কঠিন কাজ সহজ ভাবে করতে পারবেন। রোমান সংখ্যা ব্যবহার মজাদার হলেও,  একবার আপনি ১০০ এ পৌঁছালে এটি ক্লান্তিকর এবং বিভ্রান্তিকর হতে পারে। যখন সহজ কাজকে অনেক কঠিন মনে হবে। তাই এখানে ইংরেজি সংখ্যাগুলিকে কিভাবে রোমান সংখ্যায় রূপান্তর করবেন তার সমাধান করবো। 

উপরে ছবিতে NUMBER কলামের সংখ্যা গুলোকে কিভাবে ROMAN NUMBER করবেন। 

• যেভাবে ROMAN NUMBER করবেন: 

যদি ROMAN করতে চান- তাহলে ROMAN NUMBER  কলামের I এই ROW তে যান -এরপর লিখুন =ROMAN(TEXT), ব্রাকেটে এখানে TEXT মানে হচ্ছে আপনি যাকে ROMAN করতে চান -মানে আপনি যে ROW এর TEXT কে ROMAN NUMBER করবেন সেটা সিলেক্ট করা। INTER PRESS করলেই কাংক্ষিত রেজাল্টি দেখতে পাবেন। 

৩. এক্সেলে  Concatenate সূত্র: 

এই সূত্রটি খুবই প্রয়োজনীয় একটা জিনিস। Concatenate হল এক্সেলের সবচেয়ে সহজবোধ্য এবং সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত ফাংশন। এটি দুটি আলাদা শব্দকে একত্রিত করতে ব্যবহৃত হয়। এটি আবার সেল মার্জ নামেও  পরিচিত। আসুন শিখি এটি কিভাবে ব্যবহার করব।  

উপরে কলাম A এবং B তে First Name "Brien" এবং Last Name "simmonds" কে যদি এক কলামে Add করি তাহলে লিখতে হবে: =Concatenate((A2,” “B2) এভাবে লিখে INTER PRESS করলেই কাংক্ষিত রেজাল্টি দেখতে পাবেন। 

৪. এক্সেলে  Randbetween সূত্র:

এক্সেলের Randbetween ফাংশনটি দুটি মানের মধ্যে এলোমেলো সংখ্যা তৈরি করতে সাহায্য করে, একটি ছোট সংখ্যা এবং আরেকটি বড় সংখ্যা নিয়ে খেলা করা। ধরুন আপনি ১০০ থেকে ১০০০ এর মধ্যে এলোমেলো সংখ্যা তৈরি করতে চান, তাহলে লিখুন: =RANDBETWEEN(১০০,১০০০), এবং আউটপুটটি ১০০ থেকে ১০০০ এর মধ্যে যেকোনো এলোমেলো সংখ্যা হবে। 

৫. এক্সেলে  Choose সূত্র:

এক্সেলের Choose Formula  আপনার  তৈরি করা বিকল্পগুলির মধ্যে বেছে নিতে এবং প্রয়োজনীয় বিকল্পটি ফিরিয়ে দিতে সহায়তা করে। ধরুন আপনার তিনটি ROW তে আছে- ১০০, ২০০, এবং ৩০০। এর মধ্যে ২০০ বাছাই করার জন্য ফাংশনটি হবে, =CHOOSE(select point cell, ১০০,২০০,৩০০)। আপনি সেল রেফারেন্স সহ বিকল্পগুলি প্রতিস্থাপন করতে পারেন। আপনি যদি তৃতীয় বিকল্পটি বেছে নিতে চান, তাহলে point cell এ গিয়ে ৩ লিখুন। এরপর আপনার কাংক্ষিত রেজাল্টি দেখতে পাবেন। এই  সূত্রটি প্রায়ই হিসাব রক্ষকদের খুঁটিনাটি  বিশ্লেষণের জন্য  ব্যবহৃত হয় থাকে। 

• এক্সেল এ কাজের গতি বাড়ানোর জন্য কয়েকটা কৌশল: 

এক্সেল হল ফাংশনে ভরপুর একটা ইউসফুল জিনিস এবং এর ব্যবহারের কৌশলগুলির একটি সম্পূর্ণ প্যাকেজ, এটি পৃথিবীব্যাপী সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত স্প্রেডশীট তৈরি করার প্লাটফর্ম৷ যাইহোক, যদিও Excel এর কিছু ফাংশন সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত হয়, কিছু ঘন ঘন ব্যবহার করা হয়। এখানে পাঁচটি এক্সেল কৌশল আলোচনা করা হলো যা আপনি একজন পেশাদারের মতো  ব্যবহার করতে পারবেন।

১. একটি Row থেকে একটি Column ডেটা স্থানান্তর কিভাবে করবেন:

Transpose Data

আমাদের কাছে প্রায়ই এমন প্রয়োজন হয় যে কিছু ডাটা row তে লেখা হয়েছে এখন সেটা column এ  লিখতে হবে। এই ধরনের ডেটার জন্য, আপনি এক্সেলের ট্রান্সপোজ (Transpose) ফাংশন ব্যবহার করতে পারেন, যা row গুলিকে  column এ  এবং column গুলিকে rowতে রূপান্তর করে। এই জন্য আপনাকে যা করতে হবে তা হল, যাকে ডাটাকে সরাবেন সেটাকে  > CTRL+C > দিয়ে কপি করে যেখানে রাখবেন সেখানে গিয়ে রাইট ক্লিক করে past special এ ক্লিক করুন। এরপর উপরে দেওয়া ছবি অনুযায়ী tanspose এ ক্লিক করে ok দিন। এখন আপনি লক্ষ্য করবেন যে আপনার সমস্ত ডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্থানান্তরিত হয়েছে।

২. কিভাবে ইনপুট মান ০ দিয়ে শুরু করবেন:

এক্সেলে ০ বা ০০ দিয়ে শুরু করে একটি সংখ্যা টাইপ করলে এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে শূন্যগুলি সরিয়ে ফেলবে এবং কেবলমাত্র আউটপুট হিসাবে সংখ্যাটি রাখবে, অনেক সময় আমাদের প্রায়শই একটি সংখ্যার শুরুতে এই জাতীয় শূন্যের প্রয়োজন হয়৷ বিশেষ করে মোবাইল নম্বর লেখার সময়। ০ লেখার জন্য আপনি সংখ্যার সামনে একটি উদ্ধৃতি চিহ্ন [‘] দিয়ে আপনার কাঙ্খিত সংখ্যা টাইপ করুন।

৩. ১টি নতুন row বা column যোগ করা: 

একাধিক column যোগ করতে, আপনাকে যা করতে হবে, আপনি যে কয় column যোগ করতে চান তার সংখ্যা নির্বাচন করে সিলেক্ট করুন, ডান-ক্লিক করে insert এ ক্লিক করুন। দেখবেন এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার নির্বাচিত columnগুলির সংখ্যা যোগ করবে। 

Tags: #excel_popluar_formula #excel_formula #ms_excel_tips